Investasi dalam jumlah yang sangat besar telah ditanamkan di seluruh dunia untuk membangun sistem informasi kesehatan terkomputerisasi. Estimasi biaya dari setiap rumah sakit besar adalah sekitar 50 juta USD atau sekitar 400 milyar rupiah. Namun ketika sistem tersebut dievaluasi setelah 3 bulan berjalan, dapat dikatakan bahwa sistem tersebut gagal dan tidak ada bukti yang menunjukkan bahwa sistem tersebut dapat meningkatkan produktifitas profesi kesehatan.
Untuk menghasilkan informasi yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan, evaluasi dari sistem informasi rumah sakit terkomputerisasi harus multidimensional, mencakup banyak aspek secara teknis fungsional. Sebuah proyek sistem informasi kesehatan terkomputerisasi di Afrika Selatan yang akan dijelaskan di bawah ini dapat kita jadikan rujukan bagaimana proyek itu dipersiapkan dan akhirnya gagal.
Pelaksanaan Proyek
Proyek untuk membangun sistem informasi rumah sakit terintegrasi di Limpopo, Afrika Selatan adalah proyek informatika kesehatan yang terbesar di Afrika. Proyek ini merupakan inisiatif pemerintah pasca pemilihan umum 1994.
Provinsi Limpopo memiliki 42 rumah sakit yang terdiri dari 2 rumah sakit jiwa, 8 rumah sakit pusat dan 32 rumah sakit daerah. Dan daerah ini adalah salah satu daerah termiskin di Afrika Selatan. IBM terpilih sebagai pelaksana proyek dengan nilai 14 juta euro yang merupakan 2,5% dari seluruh anggaran kesehatan dan kesejahteraan.
Tujuan proyek ini secara umum adalah untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas dari pelayanan kesehatan melalui pembuatan dan penggunaan informasi untuk aspek medis, administrasi dan monitoring. Setiap rumah sakit memiliki satu server untuk menyimpan data lokal mereka dan mendistribusikan resume data pasien apabila pasien tersebut berobat ke rumah sakit lain. Data akan didistribusikan ke server pusat yang terletak di Pietersberg (sekarang Polokwane). Informasi demografi dan masalah kesehatan pasien (berdasarkan kode ICD-10) juga dikirimkan ke server pusat dan rumah sakit yang lain.
Proyek ini dilaksanakan oleh staf dari departemen kesehatan dan kesejahteraan IBM dan subkontraktornya. Proyek dimulai tahun 1997 dan proyek percontohan yang pertama dipublikasikan pada September 1998 di rumah sakit Mankweng. Sedangkan rumah sakit yang lain di Provinsi Limpopo juga akan diimplementasikan sistem tersebut dalam waktu 18 bulan berikutnya.
Metode Evaluasi
Kami merancang program evaluasi untuk mendukung implementasi (evaluasi formatif) serta untuk mengidentifikasi manfaat dan biaya (evaluasi summatif). Evaluasi summatif dilaksanakan berdasarkan assessment informatika kesehatan sehingga lebih luas dari assessment teknis tradisional dari hardware dan software. Evaluasi ini membidik penggunaan harian dari sistem, lingkungan klinis dan managemen dan yang paling utama adalah efeknya kepada kualitas pelayanan terhadap pasien. Rancangan evaluasi ini mencakup seluruh disiplin ilmu termasuk juga para stakeholder.
Program evaluasi ini terdiri atas 3 aktivitas yang saling terkait yaitu studi orientasi, pembuatan kerangka kerja evaluasi dan perancangan program evaluasi.
Studi Orientasi
Tujuan studi orientasi adalah untuk mengidentifikasi aspirasi dan ekspektasi pengguna potensial dan memberikan perancang pengertian yang detail tentang apa yang dibutuhkan. Kami mensurvey pengetahuan, attitude, dan persepsi dari pengguna. Kami mewawancarai 250 pengguna dan dihasilkan 35 pertanyaan yang nantinya akan dimasukkan dalam evaluasi.
Pembuatan Kerangka Kerja Evaluasi
Ke-35 pertanyaan tersebut dipresentasikan dalam workshop yang diselenggarakan oleh South Africa Health Systems Trust dan dihadiri oleh 10 grup stakeholder. Hasilnya adalah daftar pertanyaan tersebut berkembang menjadi 114 pertanyaan. Melalui proses kolasi dan distilasi kami membagi pertanyaan tersebut ke dalam 10 proyek untuk membuat kerangka kerja evaluasi yang terdiri dari:
- Menilai apakah pelatihan, instruksi dan dukungan managemen optimal
- Menilai reliabilitas dari sistem (termasuk peripheral, hardware, software, jaringan) optimal
- Menilai managemen proyek
- Menilai apakah sistem dapat memperbaiki komunikasi mengenai informasi pasien antar fasilitas pelayanan kesehatan
- Menilai keamanan data
- Menilai kualitas dan penggunaan informasi pendukung keputusan
- Menilai apakah proses administrasi pasien menjadi lebih terstandar dan efisien
- Menilai apakah biaya dari per unit layanan menjadi berkurang
- Menilai apakah penghasilan rumah sakit bertambah
- Menilai apakah informasi dapat digunakan untuk audit dan riset
Perancangan Program Evaluasi
Workshop yang kedua kemudian diadakan untuk membangun program evaluasi. Workshop ini membahas:
- Pertimbangan mengenai keseluruhan rancangan evaluasi
- Prioritas dari proyek yang ada di kerangka kerja evaluasi
- Saran untuk proposal akhir yang akan disubmisi ke badan pembiayaan
- Struktur organisasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan program evaluasi
Evaluasi akan dilaksanakan di 24 rumah sakit daerah secara acak. Komite medik dari Medical University of South Africa menyetujui proposal evaluasi ini dan The Health Systems Trust juga setuju untuk membiayai. Laporan evaluasi akhir selesai disusun pada tahun 2002.
Kegagalan Implementasi
Masalah terjadi pada tahun 1999 terkait implementasi. Masalah ini dapat dibagi ke dalam 3 kategori yaitu masalah infrastruktur, aplikasi, dan organisai dari proses implementasi. Masalah infrastruktur misalnya, rumah sakit kesulitan menyediakan ruang komputer dengan air conditioner dan power yang memadai. Rumah Sakit Mankweng memiliki jaringan listrik yang sama dengan perusahaan kue lokal. Saat pagi perusahaan itu menghidupkan oven maka listrik pasti mati. Penggunaan sistem informasi menjadi terhambat sampai rumah sakit tersebut meng-upgrade infrastrukturnya.
Masalah aplikasi terkait dengan fungsionalitas aplikasi. Karena terlalu banyak modul aplikasi yang harus diimplementasikan dalam satu fase banyak rumah sakit yang menghentikan penggunaan sistem informasi. Kurangnya SDM yang berkompeten, dan banyaknya modul yang belum terselesaikan tepat waktu menjadi penyebab utamanya.
Buruknya organisasi dalam implementasi membuat pengguna menjadi tidak puas. Ketika ada kerusakan yang terjadi pada sistem, staf implementasi tidak bergerak cepat bahkan pengguna harus menunggu lama sampai ada yang datang dan memperbaiki sistemnya. Hal ini tentu saja menghambat kinerja.
Kontrak IBM berakhir pada tahun 2000, sistem tidak berjalan pada seluruh rumah sakit. Dari studi di 24 rumah sakit, kami tidak menemukan perbedaan signifikan terhadap hasil kuantitatif analisis variabel (median waktu lama dirawat pasien, bed occupancy, banyaknya obat yang diberikan per-pasien, peningkatan penghasilan, biaya per pelayanan, dan banyaknya rujukan).
Kontrak baru diberikan pada Ethniks yang juga mengenalkan sistem yang baru. Setahun sejak penandatanganan kontrak ternyata sistem yang baru juga tidak dapat memenuhi harapan. Penyidikan menunjukkan bahwa kontrak kedua ini bermasalah sehingga proyek pun dihentikan.
Penyebab Kegagalan
- Gagal mengidentifikasi kultur petugas di fasilitas pelayanan kesehatan
- Meremehkan kompleksitas proses di fasilitas pelayanan kesehatan
- Ekspektasi yang bebeda antara pihak managemen, developer, dan pengguna
- Implementasi berjalan lama tetapi pergantian struktur organisasi managemen fasilitas pelayanan kesehatan berlangsung cepat
- “My baby” syndrome: pelaksanaan proyek dikendalikan oleh vendor dan hanya mementingkan keuntungan vendor dan pihak tertentu saja bukan pengguna
- Enggan untuk kembali mengeluarkan banyak uang setelah terjadi kegagalan di impelemntasi yang pertama
- Gagal untuk belajar dari proyek lama yang telah terlebih dulu gagal
Kesimpulan
Kegagalan implementasi disebakan karena tidak terpenuhinya aspirasi dari staf dan manager fasilitas pelayanan kesehatan. Dan yang sangat disayangkan adalah biaya sebesar 20, 2 juta euro terbuang begitu saja tanpa ada hasil. Padahal nilai itu dapat digunakn untuk membangun sebuah fasilitas pelayan kesehatan baru di wilayah termiskin di Afrika Selatan tersebut. Meskipun demikian, kegagalan tersebut bukanlah satu-satunya kasus, karena di Amerika Serikat sendiri yang merupakan Negara maju, telah membuang jutaan dolar karena kegagalan penerapan sistem informasi kesehatan.
Kegagalan di atas akan terus berulang, karena itu dibutuhkan pengembangan sistem informasi kesehatan yang simultan melalui studi yang mendalam dan evaluasi di awal pengadaan proyek agar tidak terjadi permainan yang hanya menguntungkan segelintir orang.
*Jurnal asli berjudul “Evaluating Computerized Health Information System: Hard Lessons Still to be Learnt”
Karya:
Peter Littlejohns, Jeremy C Wyatt, Linda Garvican
Komentar Terbaru